اساسنامه انجمن فرهنگی ایرانیان نواسکوشیا
این اساسنامه به تصویب اعضا در تاریخ 11 خرداد 1404 (۱ ژوئن ۲۰۲۵) رسید به عنوان یک قطعنامه ویژه
این انجمن یک نهاد مستقل و غیرانتفاعی است و فعالیت‌های آن باید با اهداف و مقاصد ذکر شده در اساسنامه مطابقت داشته باشد و فارغ از انگیزه‌های سیاسی و مذهبی باشد.
ماده ۱ - تعاریف
۱- در این اساسنامه:
ا. «انجمن» به معنای انجمن فرهنگی ایرانیان نوا اسکوشیا است.
ب. «قطعنامه عادی» به معنای قطعنامه‌ای است که با حداقل ۵۰ درصد به اضافه ۱ رأی از آرای داده شده در مورد آن قطعنامه به تصویب رسیده باشد.
ج. «قطعنامه ویژه» به معنای قطعنامه‌ای است که با حداقل سه چهارم (۴/۳) آرای اعضای دارای حق رأی حاضر به صورت شخصی یا از طریق وکالت (در صورت مجاز بودن وکالت) در جلسه‌ای که اطلاعیه آن مبنی بر قصد ارائه این قطعنامه به عنوان قطعنامه ویژه به درستی اطلاع‌رسانی شده باشد، به تصویب رسیده باشد.
د. «ثبت کننده» به معنای ثبت کننده شرکت‌های سهامی مشترک است که تحت قانون شرکت‌های نوا اسکوشیا منصوب شده است.
ه. «باید» الزامی و «می‌تواند» اختیاری است.
و. «نشست» و «جلسه» معنای یکسان دارند.
ز. «هیئت»، «هیئت مدیره» و «هیئت مدیران» مترادف هستند.
ماده ۲ - دسته‌بندی، حقوق و مسئولیت‌های عضویت
۱- تمامی اعضای واجد شرایط باید:
ا. از اهداف انجمن حمایت کنند؛
ب. در استان نوا اسکوشیا زندگی کنند.
۲- دو دسته عضویت وجود دارد:
ا: عضو دارای حق رأی: هر فردی که حداقل هجده سال سن داشته باشد و شرایط 2-الف و 2-ب ذکر شده در بالا را داشته باشد، واجد شرایط عضویت در انجمن با حق رأی است، به شرطی که حق عضویت سالانه را هر سال، طبق تعیین هیئت مدیره، پرداخت کند.
ب: عضو فاقد حق رأی: سایر افرادی که شرایط (الف) و (ب) ذکر شده در بالا را دارند، بدون محدودیت سنی، واجد شرایط هستند. این اعضا حق رأی ندارند. اعضای دارای حق رأی که حق عضویت سالانه خود را، طبق تعیین هیئت مدیره، پرداخت نکنند، حق رأی خود را از دست می‌دهند اما ممکن است به عنوان عضو فاقد حق رأی ادامه دهند.
۳. عضویت در انجمن قابل انتقال نیست.
۴. عضویت در انجمن در موارد زیر پایان می‌یابد اگر:
ا.عضو فوت کند
ب.عضو با ارائه یک اطلاعیه کتبی به انجمن استعفا دهد
ج.عضو صلاحیت خود را برای عضویت طبق این اساسنامه از دست بدهد
د.عضو بر اساس یک قطعنامه ویژه که توسط مجمع عمومی تصویب شده، از انجمن اخراج شود.
۶- تمامی اعضا حق دارند در مجمع عمومی و جلسات ویژه انجمن شرکت کنند، اما فقط اعضای افتخاری و دارای حق رأی حق رأی دادن در این جلسات و تصدی یک سمت در انجمن را دارند.
۷- اعضایی که تمام شرایط زیر را دارند، واجد شرایط هستند که خود را نامزد کنند یا برای عضویت در هیئت مدیره (BOD) نامزد شوند:
ا. حداقل یک سال عضو دارای حق رأی انجمن باشند.
ب. شهروند یا مقیم دائم کانادا باشند، به استثنای حداکثر دو عضو که ممکن است تابعیت یا اقامت دائم نداشته باشند، مشروط بر اینکه تمام معیارهای زیر را داشته باشند و قادر به ارائه مدارک پشتیبان مربوطه باشند:
۱.داشتن مجوز تحصیل/کار معتبر با تاریخ انقضای یک سال یا بیشتر از تاریخ انتخابات.
۲. حداقل ۲ سال گذشته مقیم نوا اسکوشیا باشند. اثبات اقامت در نوا اسکوشیا می‌تواند قرارداد اجاره یا قبوض آب و برق به نام متقاضی یا یک نامه تأیید از رئیس هیئت مدیره باشد.
۳. در صورت تساوی آرا بین نامزدها، اولویت به نامزدی داده می‌شود که شهروند یا مقیم دائم کانادا باشد؛
ج. عضو خانواده فوری یک عضو موجود هیئت مدیره یا یک نامزد دیگر برای هیئت مدیره نباشند، که "عضو خانواده فوری" به عنوان همسران، شریک زندگی مشترک، خویشاوندان سببی، خواهر و برادر، فرزندان و نوه‌ها، یا والدین و پدربزرگ و مادربزرگ تعریف می‌شود.
۸. اعضای دارای حق رأی می‌توانند این اساسنامه را فقط با یک قطعنامه ویژه لغو، اصلاح یا به آن اضافه کنند. هیچ اساسنامه یا اصلاحیه‌ای به این اساسنامه تا زمانی که توسط مسئول‌ثبت تأیید نشود، نافذ نخواهد بود.
ماده ۳ - جلسات مجمع عمومی جلسه سالانه
۱- یک جلسه سالانه مجمع عمومی باید هر سال در ماه فروردین (آوریل) برگزار شود.
برای انجام امور در یک جلسه سالانه در انجمن، حضور حد نصاب یک پنجم (۲۰%) از اعضای دارای حق رأی الزامی است. تصویب یک قطعنامه به رأی حداقل ۵۰% + ۱ از اعضای دارای حق رأی حاضر در جلسه یا از طریق وکیل (نماینده) نیاز دارد.
۲- در صورتی که اعضای دارای حق رأی نتوانند در جلسه شرکت کنند، حق دارند با ارسال ایمیل به هیئت مدیره قبل از جلسه عمومی، وکلای خود را معرفی کنند. هر فرد فقط می‌تواند یک وکالت داشته باشد. وکالت فقط برای یک جلسه (همان‌طور که توسط عضو دارای حق رأی مشخص شده) و جلسه بعدی برای امور ناتمام جلسه به تعویق افتاده، معتبر است.
۳- در صورت عدم وجود حد نصاب، جلسه‌ای ظرف پانزده تا سی روز از تاریخ جلسه اول، به دعوت هیئت مدیره برگزار خواهد شد. برای جلسه دوم، نیازی به حد نصاب نیست. اطلاعیه جلسه دوم باید به صراحت موارد فوق را بیان کند.
امور یک جلسه سالانه به شرح زیر است:
ا. تصویب صورت‌جلسه دوره قبل.
ب. دریافت و ارزیابی گزارش سالانه هیئت مدیره و اظهار نظر در مورد آن.
ج. بررسی و تصویب گزارش مالی سالانه انجمن از طریق رأی‌گیری.
د. انتخاب هیئت مدیره، اگر تعداد مدیران کمتر از هفت (۷) نفر شود.
ه. انتصاب یک بازرس مالی از میان اعضای خود از طریق رأی‌گیری.
جلسه ویژه
۱. تمامی امور دیگر به غیر از موارد ذکر شده در بند ۱۳، در یک جلسه ویژه بررسی خواهند شد؛ از جمله، اما نه محدود به موارد زیر:
ا. تغییرات در اساسنامه انجمن یا این آیین‌نامه‌ها؛
ب. عزل یک مدیر و انتصاب فردی دیگر برای تکمیل دوره تصدی؛
ج. انتخاب اعضای جدید هیئت مدیره، در صورت لزوم.
۲. برای برگزاری امور یک جلسه ویژه در انجمن، حضور حد نصاب یک پنجم (۲۰%) از اعضای دارای حق رأی الزامی است. تصویب یک قطعنامه ویژه مانند پیشنهادهای تغییر آیین‌نامه‌ها، به رأی حداقل سه‌چهارم اعضای دارای حق رأی حاضر در جلسه یا از طریق وکیل نیاز دارد.
۳. در صورتی که اعضای دارای حق رأی نتوانند در جلسه شرکت کنند، حق دارند با ارسال ایمیل به هیئت مدیره قبل از جلسه ویژه، وکلای خود را معرفی کنند. هر فرد فقط می‌تواند یک وکالت داشته باشد. وکالت فقط برای یک جلسه (همان‌طور که توسط عضو دارای حق رأی مشخص شده) و جلسه جایگزین برای امور ناتمام جلسه به تعویق افتاده، معتبر است.
۴. در صورت عدم وجود حد نصاب، جلسه‌ای ظرف پانزده تا سی روز از تاریخ جلسه اول، به دعوت هیئت مدیره برگزار خواهد شد. برای جلسه دوم، نیازی به حد نصاب نیست. اطلاعیه جلسه دوم باید به صراحت موارد فوق را بیان کند.
یک جلسه ویژه مجمع عمومی برای بررسی مسائل خاص بر اساس موارد زیر برگزار خواهد شد:
ا. تصمیم هیئت مدیره؛
ب. به درخواست بازرس مالی؛
ج. درخواست‌های کتبی حداقل پانزده درصد (۱۵%) از اعضای دارای حق رأی با ارائه فرم ویژه. هیئت مدیره باید جلسه را ظرف بیست و یک (۲۱) روز پس از دریافت درخواست‌ها برگزار کند.
اطلاعیه
۱- برای برگزاری هر جلسه از مجمع عمومی، یک اطلاعیه رسمی به همه اعضا الزامی است. این اطلاعیه باید:
ا. تاریخ، مکان، زمان و ماهیت امور جلسه را مشخص کند؛
ب. حداقل بیست و یک روز قبل از جلسه، از طریق ایمیل و با اطلاعیه در وب‌سایت انجمن به اعضا داده شود؛ و
ج. عدم دریافت اطلاعیه توسط هیچ عضوی، اعتبار جلسات را باطل نمی‌کند.
رئیس جلسات عمومی
۱- رئیس، یا در غیاب او، نایب رئیس، یا در غیاب هر دوی آن‌ها، هر مدیری که توسط مدیران حاضر منصوب شود، ریاست جلسات را بر عهده خواهد داشت. اگر هر یک از مدیران با موضوعی که جلسه ویژه برای آن تشکیل شده است، تضاد منافع داشته باشد، آن مدیر نمی‌تواند ریاست جلسه را بر عهده بگیرد.
۲- رئیس حق رأی ندارد، مگر برای شکستن تساوی آرا.
۳- در هر جلسه، اگر رأی‌گیری درخواست شود، به تشخیص رئیس، با بالا بردن دست یا با رأی مخفی برگزار خواهد شد.
تنفس و تعویق
۱. رئیس می‌تواند، با تأیید مجمع عمومی، هر جلسه‌ای را به تعویق بیندازد. در جلسه بعدی، به جز امور ناتمام مانده از جلسه به تعویق افتاده، هیچ کار دیگری انجام نخواهد شد، مگر اینکه اطلاعیه مربوط به این امور جدید به اعضا داده شود.
ماده ۴ - هیئت مدیره
۱- مدیریت انجمن بر عهده هیئت مدیره است که اعضای آن از میان نامزدهای واجد شرایط، توسط رأی مخفی اعضای دارای حق رأی برای یک دوره دو ساله انتخاب می‌شوند. مدیران می‌توانند یک مدیر کل را استخدام کرده و وظایف، مسئولیت‌ها و پاداش او را تعیین کنند.
۲- هیئت مدیره باید:
ا. فعالیت‌های ادبی، فرهنگی، هنری، آموزشی و ورزشی را به منظور پیشبرد اهداف و مقاصد انجمن برنامه‌ریزی کند؛
ب.از حقوق اجتماعی و منزلت اعضا دفاع کرده، از فعالیت‌های مرتبط با اهداف و مقاصد انجمن حمایت کند و فعالیت‌های ارزشمندی را برای اعضا و گروه‌های مرتبط معرفی نماید؛
ج. با مقامات دولتی نوا اسکوشیا و کانادا برای پیشبرد هدف و مقاصد انجمن همکاری کند؛
د. قطعنامه‌ها را برای تصویب به مجمع عمومی پیشنهاد دهد؛
ه. یک گزارش مالی سالانه برای انجمن تهیه کرده و آن را برای تصویب به مجمع عمومی ارائه دهد؛
و. گزارش مالی را توسط بازرس مالی منصوب شده حسابرسی کند؛
ز. کارمندان را استخدام و اخراج کرده و شرح وظایف، حقوق و پاداش آن‌ها را تعیین نماید؛
ح. یک حساب بانکی به نام انجمن نگهداری کرده و تنها برای امور انجمن به آن واریز و از آن برداشت نماید؛
ط. مدیرانی را که امضای آن‌ها برای برداشت و واریز به حساب بانکی مورد نیاز است، مشخص کند؛
ی. مدیرانی را که امضای آن‌ها برای اجرای قراردادها، اسناد، برات و سایر اسناد و مدارک مورد نیاز است، مشخص کند؛
ک. گروه‌های کاری را برای انجام فعالیت‌های انجمن تشکیل دهد؛
ل. انتشار یک خبرنامه، نگهداری از یک وب‌سایت و ارائه خدمات اطلاعاتی به اعضا؛
م. انجام هرگونه وظیفه دیگری که برای اجرای اهداف و مقاصد انجمن ضروری است.
ترکیب و وظایف
۱- هیئت مدیره از هفت تا نه عضو تشکیل شده است.
۲- نفرات هشتم و نهم که انتخاب می‌شوند، اعضای علی‌البدل خواهند بود. اعضای علی‌البدل تنها پس از اینکه به مقام مدیر برسند، حق رأی خواهند داشت.
۳- مسئولان با رأی مخفی توسط مدیران انتخاب می‌شوند و شامل یک رئیس، یک نایب رئیس، یک خزانه‌دار و یک دبیر خواهند بود.
۴- رئیس، یا در غیاب او نایب رئیس، یا در غیاب هر دوی آن‌ها، هر مدیری که توسط مدیران حاضر منصوب شود، به عنوان رئیس جلسه ریاست خواهد کرد.
۵- رئیس حق رأی ندارد، مگر برای شکستن تساوی آرا.
۶- نایب رئیس وظایفی را که توسط هیئت مدیره تعیین می‌شود، انجام خواهد داد. در صورتی که رئیس استعفا دهد یا برکنار شود، نایب رئیس برای بر عهده گرفتن وظایف رئیس، جایگزین او خواهد شد.
۷- دبیر مسئولیت تهیه و نگهداری کلیه اسناد و مدارک غیرمالی را بر عهده دارد، از جمله، اما نه محدود به موارد زیر:
ا. صورت‌جلسات جلسات مجمع عمومی؛
ب. صورت‌جلسات جلسات هیئت مدیره؛ و
ج. فهرست اعضای ثبت‌نام شده.
۸- دبیر همچنین مسئول ارائه الزامات سالانه است که توسط ثبت‌کننده تعیین شده و نگهداری از مهر انجمن (در صورت وجود) را بر عهده دارد، که ممکن است با تصویب هیئت مدیره بر روی هر سندی قرار گیرد.
۹- دبیر مسئول انتقال موارد زیر به ثبت‌کننده است:
ا. یک فهرست کامل از اسامی مدیران با آدرس، شغل و تاریخ انتخاب یا انتصاب آن‌ها، ظرف چهارده روز پس از انتخاب یا انتصاب آن‌ها؛ و
ب. ارائه یک نسخه از هر قطعنامه ویژه، ظرف چهارده روز پس از تصویب قطعنامه.
۱۰- خزانه‌دار مسئول نگهداری کلیه اسناد و مدارک مالی انجمن و انجام سایر وظایف مرتبط با امور مالی است که توسط هیئت مدیره تعیین می‌شود.
۱۱- سه مدیر دیگر هرگونه وظایف دیگری را طبق صلاحدید هیئت مدیره بر عهده خواهند گرفت.
انتخابات
۱- هر عضو دارای حق رأی در انجمن می‌تواند با استفاده از یک برگه رأی تأیید شده که توسط انجمن به عضو داده می‌شود، رأی دهد.
۲- تمامی مدیران برای یک دوره دو ساله انتخاب می‌شوند و نمی‌توانند برای بیش از سه دوره متوالی انتخاب شوند. پس از اتمام سومین دوره دو ساله، عضو برای یک دوره واجد شرایط برای مدیر شدن نخواهد بود
۳- به منظور ایجاد تداوم در فعالیت‌های هیئت مدیره، قبل از پایان هر دوره، مدیران دو نفر از مدیران را انتخاب خواهند کرد تا به عنوان مشاوران فاقد حق رأی برای هیئت مدیره بعدی عمل کنند، در صورتی که کمتر از دو نفر از مدیران دوره قبل دوباره به هیئت مدیره بعدی انتخاب شوند.
۴- اعضای علی‌البدل در صورت خالی شدن یک پست مدیریتی، بر اساس رتبه‌بندی آن‌ها در زمان انتخابشان فراخوانده خواهند شد. سپس هیئت مدیره می‌تواند موقعیت مدیران خود را مجدداً تنظیم کند.
جلسات هیئت مدیره
۱- هیئت مدیره باید حداقل ماهی یک بار با اطلاع‌رسانی کافی به مدیران، و با حد نصابی متشکل از حداقل پنج نفر از مدیران، تشکیل جلسه دهد.
۲- صورت‌جلسات هر جلسه هیئت مدیره باید توسط دبیر ثبت شود و ظرف یک هفته از تاریخ جلسه به صورت دیجیتالی در دسترس باشد. صورت‌جلسات باید در یک مخزن نگهداری شود که فقط برای هیئت مدیره قابل دسترسی باشد. صورت‌جلسات جلسات مدیران فقط برای مدیران انجمن در دسترس خواهد بود.
۳- یک مدیر می‌تواند از طریق هر وسیله‌ای که توسط هیئت مدیره مناسب تشخیص داده شود، در جلسه شرکت کند. مدیری که بدون دلیل موجه در سه جلسه متوالی یا پنج جلسه غیرمتوالی در یک دوره شش‌ماهه غایب باشد، عزل خواهد شد. موجه بودن دلیل توسط مدیران باقی‌مانده تعیین خواهد شد.
ماده ۵ - امور مالی
۱- پایان سال مالی انجمن، آخرین روز ماه دسامبر خواهد بود.
۲- مدیران باید سالانه یک گزارش کتبی در مورد وضعیت مالی انجمن به اعضا ارائه دهند. این گزارش باید به صورت:
ا. یک ترازنامه که دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه را نشان می‌دهد؛
ب. یک صورت درآمد و هزینه در سال مالی گذشته؛
ج. یک بودجه پیشنهادی برای سال مالی بعدی.
۳- یک نسخه از گزارش مالی باید توسط حسابرس امضا شود.
۴- یک نسخه امضا شده از گزارش مالی تأیید شده باید ظرف چهارده روز پس از تصویب آن توسط مجمع عمومی در هر سال، به ثبت‌کننده تحویل داده شود.
۵- حسابرس پس از بررسی و بازرسی صورت‌های مالی، یک گزارش کتبی به اعضا ارائه خواهد داد. در هر گزارش، حسابرس باید بیان کند که آیا صورت‌های مالی کامل و منصفانه هستند، و حاوی جزئیات مورد نیاز انجمن بوده و به درستی تنظیم شده‌اند تا نمایی صحیح و درست از امور انجمن ارائه دهند. این گزارش باید در جلسه سالانه خوانده شود.
۶- قراردادها، اسناد، برات‌ها و سایر اسناد و مدارک تنها با تصویب هیئت مدیره می‌توانند از طرف انجمن اجرا شوند.
۷. اعضا می‌توانند با ارائه یک اطلاعیه درخواست یک هفته قبل، صورت‌های مالی سالانه و صورت‌جلسات جلسات مجمع عمومی انجمن را در دفتر ثبت شده انجمن بازرسی کنند.
۸. تمامی کتاب‌ها و اسناد و مدارک دیگر انجمن می‌توانند توسط هر عضو در هر زمان معقولی ظرف دو روز قبل از جلسه سالانه مجمع عمومی در دفتر ثبت شده انجمن بازرسی شوند.
۹. اختیارات رسمی/نهادی انجمن برای استقراض ممکن است با یک قطعنامه ویژه از سوی اعضای دارای حق رأی اعمال شود.
۱۰- مدیران بدون دریافت پاداش خدمت خواهند کرد و هیچ سودی از سمت خود دریافت نخواهند کرد.
۱۱- انجمن نباید به هیچ کس وام بدهد، ضمانت وام کند یا وجوهی را پیش پرداخت کند.